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Secrétariat d'épreuve

 
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Rich
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MessagePosté le: Mer 24 Aoû - 12:26 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

Secrétariat d'épreuve

Rôle : assurer la partie administrative lors d'une épreuve. Recevoir les concurrents, valider leur inscription et contrôler les carnets et les licences. Encaisser les sommes dues. Remplir les carnets de travail. Nombre 2 à 3 personnes.

Tâches :
1) Avant l'épreuve : vérifier le matériel : boite à carnets, post-it, stylos, marqueurs (bleu, rouge, noir), élastiques, scotch, caisse avec fond de caisse, préparer sacs avec catalogues et cadeau , préparer les enveloppes avec tickets repas,

2) Assurer l’accueil des propriétaires, la veille au soir créneau 17h00 -19 h00 (si possible pour soulager le travail du matin) et au matin de l'épreuve 7h30-8h30. On ne prend que les carnets pour l'épreuve du jour si la course se déroule sur deux jours, cela évite d'en perdre un.

Prendre le carnet de travail des chiens, en vérifiant les points suivant :

- chiens inscrits à l'épreuve (rapprochement avec le catalogue, et pas d'erreur des informations telles que le n° de puce et le nom du lévrier).

- contrôle que le chien est bien en possession de sa licence de course et qu'il n'est pas sous le coup d'une disqualification. Pointer sur le catalogue du secrétariat que le chien est présent.

Coller sur le carnet un post-it avec le n° de catalogue et le ranger dans la boite à carnets, triée par race et n° de catalogue croissant.

Encaisser, si nécessaire, le montant de l'inscription et des repas, et valider ce règlement sur la feuille récapitulative.

Remettre l'enveloppe avec les tickets repas pour ceux qui les ont pris. Possibilité de vendre des repas supplémentaires, dans la limite fixée par le cuisinier.

Remettre le sac avec le catalogue, cadeau de bienvenue.

3) Assister le responsable de l'épreuve et le jury pour l'élaboration des feuilles de course (feuilles de jugement, panneau d'affichage et panneau pour le paddock

4) Lorsque l'épreuve est lancée, commencer à remplir les carnets avec les informations disponibles (date, lieu, type d'épreuve, distance(s), juge(s)). Astuce : pour retrouver la page facilement mettre un élastique comme marque page. Les carnets qui servent beaucoup ont cet élastique pour les autres il faut le mettre, chaque carnet va être ouvert à minima quatre fois donc autant s'éviter une source de perte de temps ou d'erreur.

- Type d'épreuves :
- Nationale notée « PVL »
- Spéciale toutes races notée « PVL Spé »
- Spéciale pour un club de race notée « PVL Spé « Club de race » »
(AFMA, SLAG, CFPLI, CFW, RALIE, FALAPA, CAGF, « Barzoï »)
- Championnat France
- Internationale notée « PVL Int »

- Distances :
 «petite race «  (PLI, Whippet, Basenji, Podengo): (voir cas IW)
épreuve sous règlement international entre 400 m et 700m
épreuve sous règlement Français entre 300m et 600m
« grande race »
épreuve sous règlement international entre 500 m et 1000m
épreuve sous règlement Français : distance supérieure à 600m

5) Dans l'après midi reporter les pointages du matin.
A la fin des courses lorsque les résultats sont fait, finir de remplir le carnet, avec le pointage de l'après midi, le pointage total, la place et le(s) qualificatif (s) donné(s) par le juge.

- les qualificatifs liés aux faits de courses sont :
* Disqualifié, chien qui a attaqué ou gêné son concurrent noté « Disq » Le Disq doit être reporté sur la licence de course du chien. Chien non classé.
* Suspendu, chien qui s'est arrêté soit par manque d'écolage, de motivation ou sur blessure noté « Susp ». Chien non classé .
- les qualificatif liées au pointage  et place: Règlement au 01/07/2016

I I Règlement Français I Règlement International I
----------------------------------------------------------------------------------
I Non Classé I < à 8 points I 0 à 40 I
----------------------------------------------------------------------------------
I Assez bon I 8 à 17 I 41 à 80 I
----------------------------------------------------------------------------------
I Bon I 18 à 27 I 81 à 120 I
----------------------------------------------------------------------------------
I Très bon I 28 à 37 I 121 à 160 I
----------------------------------------------------------------------------------
I Excellent I 38 à 48 I 161 à 200 I
----------------------------------------------------------------------------------
I RCACP I 2° et 40 points minimum I 2° et 170 points minimumI
----------------------------------------------------------------------------------
I CACP I 1° et 40 points minimum I 1° et 170 points minimumI
----------------------------------------------------------------------------------
I RCACIL I XXXXXXXXXXXXXXXXXX I 2° et 266 points minimum I
-----------------------------------------------------------------------------------
I CACIL I XXXXXXXXXXXXXXXXXX I 1° et 266 points minimum I
---------------------------------------------------------------------------------------
Rappel des règles d'attribution CACP et CACIL , en classe ouverte si pointage minimum atteint
RCACP et CACP à partir du 1° chien octroi de la récompense, à partir de 8 chiens si on a les deux sexes octroi d'un CACP par sexe.
RCACIL et CACIL, minimum de 6 chiens dans la race pour l'octroi d'un CACIL. Obligation d'avoir 6 chiens par sexe pour avoir 2 CACIL.

Le classement se fait dans l'ordre décroissant du pointage de la journée. En cas d'égalité c'est le chien qui a eu le meilleur pointage en seconde manche qui est classé devant, en cas de nouvelle égalité ils sont départagés par les pointages obtenus dans la seconde manche puis de la première dans l'ordre suivant : 1) ardeur 2) adresse 3) vitesse 4) résistance 5) capture

Une fois les carnets remplis il faut les faire signer par le juge si celui ci n'a pas un tampon qu'il a confié au secrétariat. Les carnets sont remplis par le secrétariat sous la responsabilité du juge.

Ranger les carnets dans la boite à carnets dans l'ordre du classement de l'épreuve du dernier au premier , ils sont rendus aux propriétaires lors de la proclamation des résultats qui se fait toujours dans cet ordre.

6) Une fois l'épreuve terminée, faire le point à chaud des manques pour la prochaine épreuve. Ranger le matériel du secrétariat.


Dernière édition par Rich le Mer 24 Aoû - 13:28 (2016); édité 4 fois
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MessagePosté le: Mer 24 Aoû - 12:26 (2016)    Sujet du message: Publicité

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Rich
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MessagePosté le: Mer 24 Aoû - 13:04 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

Bon la mise en page du tableau sur le forum ce n'est pas ça! Sad les équivalences de pointage pour le règlement inter sont en italique, car il me semble qu'il y a une erreur dans le document de référence (règlement francais des PVL où il n'est pas pris en compte que sur une inter on a 2 juges! Evil or Very Mad )

Cette fiche tient sur un format A4 recto verso. C'est un fil d'ariane pour celui qui est habitué en synthétisant les principales informations réglementaires qui se posent à chaque fois qu'il faut remplir un carnet (Distance réglementaires/qualificatifs, règles d'attribution des CACP/CACIL. Après il faut se référer aux réglements, voir avec le responsable de l'épreuve et ou le juge. On liste les principales tâches que l'on fait au club le matériel à mettre en oeuvre, charge à celui qui s'occupe du poste de s'organiser avec le concours des autres membres (Par exemple il faut une caisse et fond de caisse, tout comme il en faut au bar, les responsables doivent voir avec le président, le trésorier pour avoir en pratique de quoi tourner et ne pas se réveiller le matin face au premier concurrent sans caisse).
J'ai volontairement omis la saisie des pointages sur l'ordinateur, car en pratique cette tâche peut être discociée du secrétariat, et si on décide que c'est le secrétariat qui prend en charge la saisie il suffit de prendre la fiche " saisie informatique au cours d'une PVL" et s'y référer.

Cette fiche est aussi une fiche pédagogique pour un néophyte listant les tâches et le matériel de base à utiliser sur cette fonction. Bien sûr un pur néophyte, aura des questions à poser pour pouvoir la mettre en pratique.
Les membres suivants remercient Rich pour ce message :
Franquette (29/08/16)
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MessagePosté le: Sam 24 Sep - 08:19 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

habituellement, les personnes qui s'occupent du secrétariat préparent aussi la remise des récompenses en début d'aprem.

C'est du temps, de la manutention et un peu casse-tête.
Une mini fiche à part ?
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Rich
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MessagePosté le: Lun 26 Sep - 07:17 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

Ou une fiche "organisation générale d'épreuve" avec toutes les tâches qui ne sont "nulle part"?

Enfin quand je vois ce qui se passe j'ai envie de tout laisser tomber.

Car à l'automne on sera sur la corde raide mais en 2017 rebelotte avec Paul qui nous fait des crasses Evil or Very Mad

Si on arrêtait?

On doit combien de sous à la banque? On peut les payer?
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Franquette
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MessagePosté le: Lun 26 Sep - 07:26 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

vous êtes sûrs que qd Paul a choisi, il l'a fait sciemment ?
Est-ce que le loupé LCA dans le dépôt des dates ne pourrait pas expliquer certaines choses ???

(genre Paul a eu la première mouture sans nous).

En tt état de cause, ce silence entre les 2 clubs n'est pas bon, il faudrait quand même un mini d'échanges.
Franchement, le silence pesant qui s'est installé entre les 2 clubs nous a arrangé au niveau de leur participation envahissante à Laferté. Mais pour le reste ?
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Rich
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MessagePosté le: Lun 26 Sep - 08:42 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

Depuis que je suis au LCA fin 2002 et donc en 2003 nous avons toujours fait notre épreuve à Paques. Même que Christian Magré qui était interessé par la date a fini par se décaler pour ne pas être en concurrence avec nous. Paul qui suit le LCA depuis plus longtemps que moi n'est pas sans savoir que Paques est notre première date. J'ai du mal à croire qu'il a passé ses dates sans regarder un calendrier et voir que les dates qu'il pose sont ce WE là. En plus il y a un CACIL en Suisse le lundi de Pâques, donc pas de Belges ni de Suisses Sad

De toutes les façons depis 2010 beaucoups de ressorts ont cassé et chacun fait sa tambouille dans son coin en se fichant des autres.

J'ai connu une époque où chacun posait ses dates, la CNUL faisait un calendrier provisoire qui était transmis aux clubs,, s'ensuivait des échanges entre clubs pour que chacun y trouve son compte et aboutir à un calendrier Françai a peu prêt équilibré sans concurrence directe entre clubs.

Quand on voit que le WE suivant Paques Belfort organise un CACIL, cela fait 3 courses à Paques et une le WE suivant. Fatalement il va y avoir de la perte.

En septembre il y a Gebévilliers le 16/17, Amermont le 23/24 et Laferté le 30-09/01-10 soit 3 courses trois semaines de suite où on a les mêmes chiens, il va aussi y avoir de la perte les gens ne feront pas les trois épreuves (+ blessures, disq & Co)



De toute les faç
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Rich
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MessagePosté le: Lun 26 Sep - 08:46 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

A ma connaissance (FX tu confirmes) pour le calendrier inter il n'y a pas de pré calendrier établi pour être retravaillé par les clubs, cela se fisait au niveau national mais à ma connaissance pas au dessur. Ce sont des échanges informels mis en place par les clubs (échanges de méls) qui faisait que l'on arrivait a un calendriers équilibré.
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Rich
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MessagePosté le: Lun 26 Sep - 08:57 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

Ou alors voir avec Christian Magré si une inversion des dates entre Rougé et Laferté est envisageable?
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Franquette
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MessagePosté le: Lun 26 Sep - 09:20 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

non ce que je veux dire c'est que comme on était en retard pour déposer nos inter, Paul peut prétendre (de bonne foi ou pas) que lorsqu'il a déposé, nous n'étions pas au calendrier.
Genre "ben si LCA ne prend pas Pâques, je prends !"


mais c'est une supposition.
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Rich
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MessagePosté le: Lun 26 Sep - 09:50 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

Oui mais non Very Happy

Les clubs posent leurs dates d'inter au niveau de leur commission nationale, les quelles transmettent ce calendrier à la Commission des Lévriers de la FCI. A aucun moment on a la vision de ce qu'on posé les autres clubs, ni au niveau national ni au niveau international. Il n'y a pas de "précalendrier" ou un lieu d'échange inter clubs pour mettre au point le calendrier inter. Donc Paques c'est je pense quelque chose de volontaire de la part de Paul. Pour septembre/octobre c'est nous qui avons décalé notre date afin que FX puisse concilier lévriers et cheval. On a choisi d'avancer la date mais on aurait aussi bien pû la repousser au 14/15 octobre.

Pour Paques on a peut être la solution de voir avec Christian Magré qui a posé le 01 et 02 Avril à Rougé, de voir si il serait interessé pour intervertir avec nous (en plus coté herbe c'est mieux pour nous Wink, Rougé c'est un golf donc pas de souci de tonte). Je ne sais pas si ils ont beaucoup de Belges, et cela permettrait d'avoir les Belges qui pourraient faire Laferté et quinze jours plus tard Amermont plutôt que d'être en concurrence directe. Enfin il faudrait que le CCCA soit Ok, et que l'on demande conjointement par l'intermédiaire de la CNUL à la FCI d'inverser les deux lieux.
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Franquette
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MessagePosté le: Lun 26 Sep - 10:08 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

ah OK !!
c'est pas que je lui cherche des excuses, juste que je voulais savoir si nous étions responsables (peu ou prou) de cela ou pas.

donc c'est un connard.

tu as vu le mail de Mieke que je vous ai renvoyé ce matin pour info ?
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Rich
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MessagePosté le: Lun 26 Sep - 10:31 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

oui, bonjour
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magyaragar
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Localisation: Duc de Saulx !!!!

MessagePosté le: Lun 26 Sep - 11:03 (2016)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve Répondre en citant

oui  bonjour
_________________
MAG MAG MAG HOURA !!!

MAGYAREMENT VÔTRE !!!
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MessagePosté le: Aujourd’hui à 16:37 (2017)    Sujet du message: Secrétariat d'épreuve

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